Během rušného týdne poslední věcí, kterou vůdce nebo manažer chce, je promarněná hodina nebo dvě sedět na neproduktivním setkání.

Pokud bych se vás zeptal, jaký by byl nejúčinnější způsob neefektivity, určitě by mnozí z vás řekli špatná setkání.

Dnešní schůzky spotřebují více pracovní doby než kdykoli předtím. Vůdci dnes tráví na schůzkách zhruba polovinu týdne.^[1]Podle výzkumu TED třetina toho času je promarněna zbytečnými, špatně vedenými schůzkami .

Průzkum společnosti Clarizen uvedl, že pracovníci považují schůzky o statusu za ztrátu času a že téměř 50% respondentů by raději šlo do DMV nebo sledovalo suché barvy.^[2]

V článku pro Harvard Business Review^[3]tři konzultanti z Bainu oznámili výsledky cvičení, ve kterém analyzovali výhledové plány zaměstnanců nejmenované velké společnosti - a dospěli k závěru, že jedno týdenní setkání výkonného ředitele trvalo 300 000 hodin ročně.

A tato částka, jak píší autoři, nezahrnuje pracovní čas strávený přípravou na schůzky.

Kolik schůzek jste navštívili, kde nebyl jasný program ani cíl?

Kolik z vás sedělo na schůzkách, které skákali od tématu k tématu bez jasného akčního plánu na konci setkání?

Pokud jste ze schůzek odcházeli zmatenější, než když jste přijeli, zvedněte ruku.

Setkání nemusí být něco, čeho se bojíme a snášíme. Nemusí to být něco, čím se pohybujeme dovnitř a ven.

Musíme najít způsoby, jak mohou být schůzky mnohem úmyslnější, energičtější a produktivnější a přinést skutečné, hmatatelné výsledky.

Jak tedy vést týmové schůzky produktivněji?

Zde je 10 způsobů, jak mohou vedoucí a manažeři zahájit týmové schůzky, které jsou produktivní a efektivní a prospěšné pro všechny zúčastněné:Reklamní

1. Vytvořte každé setkání pozitivním způsobem

Chcete-li, aby všichni v místnosti měli pozitivní myšlení a energii na schůzku, skvělým výchozím bodem je přimět každého v místnosti, aby se podělil o něco, na čem udělal pokrok nebo z čeho je nadšený.

To okamžitě nastaví tón a směr celé schůzky.

Spíše než lidé, kteří mají negativní myšlení o tom, že se musí schůzky zúčastnit, pocházejí z místa pozitivity, přínosu a pozitivity.

2. Mějte v místnosti jasného vůdce

Bez ohledu na účel schůzky musí někdo v místnosti převzít vedení a vedení schůzky.

Tato osoba nastaví program schůzky, ujistí se, že nejde o téma a zajistí, aby schůzka zůstala v dohodnutém časovém rámci.

Často podají zprávu o pokroku, objasní, co se musí po schůzce stát, a získají od lidí na schůzce závazek ohledně dalších kroků akcí.

Pokud není nikdo, kdo by převzal kontrolu, mohou dominovat lidé s největšími osobnostmi nebo největšími názory a zabránit tichším osobnostem v přispívání.

3. Mějte v místnosti ty správné lidi

Vzpomeňte si na poslední skvělé setkání, na kterém jste byli ... Bylo setkání plné lidí, kteří tvořili čísla, nebo bylo plné lidí, kteří přispívali a poskytovali informace?

Hádám, že to bylo to druhé.

Chcete-li vést skutečně produktivní schůzku, věnujte čas tomu, abyste zvážili, kdo bude zapojen.

Chcete, aby v místnosti byli lidé, kteří přidají hodnotu, kteří jsou aktivními přispěvateli, mají základní znalosti, jsou osobami s rozhodovací pravomocí, jsou činiteli akcí a kterých se výsledek schůzky přímo dotkne.

Dejte si pozor na zaplnění místnosti, pokud to absolutně nemusíte, lidmi, jejichž motivací být tam je buď status, nebo strach z toho, že o něco přijdete.

Zaměřte se na to, abyste do zasedací místnosti dostali lidi, kteří přinesou produktivní příspěvek, nikoli pasivní kolemjdoucí.Reklamní

Pokud máte samostatnost uspořádat si schůzky, jak se vám líbí, zaměřte se na to, aby poskytovaly co nejproduktivnější výsledky.

4. Využijte jedinečné silné stránky lidí na různých setkáních

Ne každý ve vaší společnosti nebo týmu je vhodný pro každé setkání.

Skvělým tipem pro vytváření produktivních schůzek je objasnit, na jaké schůze by členové týmu měli a neměli být součástí.

Nemysli na pouhé zaplnění místnosti, vybírej se tím, že pozveš lidi, o kterých víš, že k tomu nejvíce přispějí.

Všichni máme různé silné stránky. Někteří členové vašeho týmu budou skvělí při brainstormingových schůzkách, zatímco jiní mohou být při pomyšlení na účast ve stresu.

Totéž platí pro procesní a stavové schůzky.

Pokud jde o vytvoření největšího dopadu schůzky, je důležité zvážit, jakou energii v místnosti chcete a kdo může schůzce přinést správnou hodnotu.

Pokud máte jasno v tom, zajistěte v místnosti správné lidi.

Během své firemní kariéry jsem vedl brainstorming, strategii a schůzky o stavu. Věděl jsem, že různí členové týmu přinese na konkrétní schůzky různé dovednosti.

Jedna z mých vyšších ředitelek byla více strategická než kreativní, takže bych se ujistil, že je číslo jedna v mém týmovém listu pro strategická setkání. Ale držel jsem ji mimo brainstormingová setkání, ve prospěch ostatních členů týmu.

Další členka týmu byla skvělým strategickým plánovačem, takže jsem se ujistil, že sedí na brainstormingu i strategických schůzkách. Během brainstormingových setkání byla její hodnotou přemýšlení o plánu a akčních krocích potřebných k realizaci kreativních nápadů.

Vedení produktivních setkání je často o tom, být dirigentem velkého orchestru. Pokud nemáte v místnosti správné doplňkové nástroje a umělce, kteří spolupracují a pracují v harmonii, výsledkem může být velký nepořádek. Pokud však spojíte ty správné umělce, výsledky mohou být kouzelné a inspirativní.

5. Ukončete schůzky jasnými kroky a odpovědností

Vzpomeňte si na poslední schůzku, na které jste byli, je pravděpodobné, že tam bylo spousta skvělých rozhovorů, cenných vstupů a poznatků.Reklamní

Co se ale stalo na konci schůzky? Šli jste každý svou cestou, nebo byly stanoveny jasné akční kroky a odpovědnosti?

Na konci každého setkání se vyplatí vyhradit si čas, aby se všichni podělili o svůj největší pohled.

To posiluje příspěvek a spolupráci a zajišťuje, že všichni odejdou ze schůzky s jasným pohledem na hodnotu schůzky.

Abychom to ještě více posílili, je odpovědností vedoucího schůzky jasně stanovit akční kroky, osobní odpovědnosti a časové rámce pro přijetí opatření u klíčových prvků schůzky.

6. Vytvořte jasný účel schůzky

Zůstat na správné cestě je jednou z nejtěžších výzev pro efektivní a produktivní jednání. Důvodem je to, že mnoho schůzek je zřízeno bez jasného účelu nebo dokonce agendy.

K některým schůzkám dochází jednoduše proto, že se někdo mohl rozhodnout, že budete mít týdenní schůzku o stavu.

Pokud se budete věnovat takovýmto schůzkám, bez jasného pochopení toho, o co konkrétně jde, o jaké agendě nebo jaké jsou priority schůzky, můžete mít pocit, že schůzka je ztrátou času.

Když máte jasno v účelu schůzky, budete více angažovaní, víte, co se předem připravit, a víte, jaké jsou požadované výsledky schůzky.

7. Držte schůzku ve stoje

V článku v časopise Journal of Applied Psychology autoři zjistili, že posezení na schůzkách trvalo o 34% déle než na schůzkách.^[4]

Pokud zjistíte, že vaše schůzky nejsou tak produktivní, jak si přejete, změňte věci a přimějte všechny účastníky vstát.

8. Udělejte schůzky kratší

Pokud máte jasný účel a program schůzky, měli byste mít představu o tom, jak dlouho by schůzka měla trvat.

Mnoho schůzek, které jsem v minulosti zažil, mělo pozvánku na kalendář nastavenou na 45 minut nebo 60 minut. Některá jednání skutečně skončila dříve, ale protože byl časový rámec stanoven na určený čas, schůzka pokračovala bez skutečného důvodu.

Začněte nastavovat schůzky s kratším časovým oknem, ať už 30 nebo 40 minut, a zjistěte, zda jsou schůzky produktivnější a efektivnější.Reklamní

Čím déle setkání bude trvat, naše pozornost a energetické úrovně mohou začít klesat.

9. Začátek a konec včas

Nikdo nechce čekat, až schůzky začnou, a pokud dojde k překročení schůzky, je třeba jej změnit.

Pokud pořádáte schůzky, které začínají včas a končí včas, účastníci vědí, co mohou očekávat, a vědí, že se včas dostaví.

Pokud se členové týmu rozhodnou nedorazit včas, může být moudré uspořádat s touto osobou samostatnou schůzku, aby bylo jasné, že očekáváte, že dorazí včas.

10. Změňte prostředí

Pokud zjistíte, že schůzky se pomalu rozbíhají nebo jsou zastaralé, může být čas změnit prostředí.

Měl jsem některá ze svých nejproduktivnějších schůzek jednoduše tím, že jsem opustil kancelář a šel na inspirativní místo, nebo jsem měl schůzku nebo dvě v místním parku.

Sečteno a podtrženo

Schůze nezmizí. Jsou nevyhnutelnou a nezbytnou součástí firemního a obchodního života.

Abychom ale zajistili, že nebudou jen ztrátou času a budou efektivním způsobem spolupráce a práce na plnění a dosahování hlavních cílů a projektů, musíme schůzky připravit tak, aby byly užitečné, produktivní a přinesly hmatatelné výsledky.

Musíme se naučit, jak vést týmové schůzky produktivně a efektivně.

Pokud budete postupovat podle tipů a strategií, které jsem stanovil, jak vést týmové schůzky co nejproduktivnějším způsobem, zajistíte, abyste maximalizovali sílu a duševní energii každého v místnosti.

Vaše schůzky už nebudou něčím, čeho se vy a váš tým děsíte nebo se jim snažíte vyhnout. Místo toho se schůzky stanou způsobem, jak se znovu spojit, být kreativní, rozhodovat o strategii, získat podporu, oslavovat pokrok a generovat produktivní impuls.

Další zdroje o produktivitě na pracovišti

• 15 tajemství probíhajících setkání jako nejlepší inovativní společnosti na světě
• Bojujete s produktivitou na pracovišti? 12 tipů, jak toho dosáhnout více
• Pečlivé umění delegování
• Jak být produktivnější: 4 drobná vylepšení, která 10krát zvýší vaši produktivitu
• 12 tajemství super produktivního setkání, které byste měli vědět

Doporučený fotografický kredit: Tvůrci kampaní přes unsplash.com

Odkaz