Jednou ze starodávných technik produktivity je klasický a efektivní seznam úkolů, a to z dobrého důvodu. Je to jeden z nejproduktivnějších způsobů, jak pro vás a všechny ostatní udělat cokoli. Ať už je to mentální seznam nebo něco, co si zapisujete, seznam úkolů je základním nástrojem produktivity.

Zároveň je to jeden z nejasnějších nástrojů produktivity. Mnoho lidí to zdiskredituje z různých důvodů a nevěří, že seznam úkolů je dobrý. Ale můj argument je, že možná vy a další lidé neděláte efektivní seznam úkolů, takže si zde projdeme, jak to udělat správně.

Proč se obtěžovat efektivním seznamem úkolů?

Používáte je špatně

Než se pustíte do strategií, jak vytvořit efektivní seznam úkolů, měli byste vědět, proč byste se měli obtěžovat s jeho vytvořením. Prvním důležitým bodem je, že mnoho lidí dělá seznamy špatně.

Dvě z nejčastějších chyb jsou:

• Lidé používají seznamy jako měřítko toho, zda jsou produktivní nebo ne.
• Na seznam vložili příliš mnoho položek.

Je pochopitelné, proč to děláte vy nebo ostatní lidé. Seznam úkolů je nástroj produktivity, takže má smysl hromadit úkoly. Mozek však takto nefunguje. Pokud máte na seznamu spoustu úkolů, připadá vám to jako mučení, protože seznam nikdy nekončí.

Zpočátku to může být příjemné, že máte vždy něco na práci, ale mějte na paměti, že za den máte jen tolik času. Je důležité, abyste více hodnotili kvalitní práci než pouhou kvantitu.

Ve stejné poznámce, pokud jste někdo, kdo má tendenci usilovat o ověření, seznam úkolů může být obtížný. Budou dny, kdy kvůli životním událostem nedosáhnete všeho. To vytváří zbytečný tlak a posílá vás do stresového víru.

Pomůže vám zůstat soustředěným

Při vytváření efektivního seznamu úkolů je hlavním cílem těchto seznamů poskytnout jasnost a zaměření. Pokud jste je dělali špatně, možná jste si všimli, že se soustředíte na úkol ve vašem seznamu úkolů a dokončíte ho.

To může být zastíněno více položkami na vašem seznamu, ale vy se zaměřujete na úkol během dané doby. Opravdu to vidíte v akci, když uvažujete o kratším seznamu úkolů.

Chápu, že seznam úkolů není pro každého jednotlivce, ale toto zaměření je pro lidi užitečné, když začínají. Stále si nejste jisti svými cíli nebo cestou, kterou se chcete vydat. Můžete se také snažit určit další krok, ke kterému se budete snažit.

Seznam úkolů je průvodce, na který se můžete kdykoli vrátit. Techniky, které zde zmíním dále, vám pomohou zefektivnit vytváření seznamů.

15 strategií pro efektivní seznam úkolů

Začnete chápat, jak mocný je seznam úkolů, když vezmete v úvahu různé strategie, které můžete do jednoho začlenit. Tohle je vaše seznam úkolů, takže vyberte ze strategií níže a najděte, co vám vyhovuje. Pokud si nejste jisti, nebojte se experimentovat a míchat několik kombinací.

Pamatujte, že cesta k úspěchu je jedna s mnoha odbočovacími cestami, takže metody, které používáte, jsou vaší volbou.Reklamní

1. Rozdělte seznam na dvě části

První strategie je rozdělit seznam na dvě části. Tyto dvě části se nazývají deníky a úkoly.

Deníky jsou každodenní úkoly, které chcete více rozvíjet. Například pokud si chcete zvyknout na ranní cvičení, každodenním úkolem může být sledování 15minutového tréninku nebo hodinová procházka.

Úkoly, které musíte udělat, jsou každodenní úkoly, které musíte v určitém okamžiku zvládnout. Možná budete muset připravit zprávu v práci nebo udělat prezentaci. Můžete to dát do sloupce úkolů.

Jedná se o efektivní strategii, protože šetří veškerý nepořádek, ke kterému většina lidí gravituje. Jak již bylo zmíněno dříve, lidé skládají své seznamy a často je to spousta úkolů, které byste stejně dělali, například nakupování v potravinách nebo odkládání dětí u kamaráda.

2. Stanovte limit pro položky

Pokud zjistíte, že je váš seznam příliš rozdělený na dvě části, navrhuji při vytváření těchto seznamů stručnost. Můžete nastavit libovolný počet položek, ale klíčové je, že máte na mysli nastavený limit. Někteří lidé nemají více než sedm, zatímco jiní jdou až na tři. Dělejte to, co vám dává pocit pohodlí.

Myšlenkou toho je omezit se na nejdůležitější úkoly, které musíte ten den splnit. Samozřejmě existují další věci, které budete během dne dělat, a to je v pořádku, ale chcete upřednostnit položky, které máte na seznamu úkolů, než bude den hotový.

3. Použijte kontrolní seznamy pro složité úkoly

Pokud již vytváříte úzké seznamy, ale zadáváte náročnější úkoly, navrhuji tento úkol rozdělit. Zda jde o úplné kroky, které musíte podniknout, nebo o zaznamenávání důležitých detailů, které je třeba uvést, je jen na vás.

Ať tak či onak, to vám umožní zajistit, že vše uděláte správným způsobem a že vám nebudou chybět žádné klíčové podrobnosti nebo kroky.

4. Nejprve se vypořádejte s MIT

MIT je nejdůležitější úkol. Dalším způsobem, jak se na to dívat, je nejprve řešit největší a nejvíce zastrašující úkol^[1]. Proč to chcete udělat, se vrací k tomu, jak funguje náš mozek.

Možná se budete cítit přinuceni nejdříve provést jednodušší úkoly, než se dostanete k většímu úkolu, ale problém je v tom, že tyto úkoly - i ty snadné - vám odčerpávají energii. Kromě toho, pokud máte před sebou opravdu velký úkol, je pravděpodobné, že na něj budete v průběhu dne myslet. To znamená, že utrácíte více energie jen přemýšlením o tom.

To by nebyl problém, kdyby se ten velký zastrašující úkol vyřešil první věc ráno.

5. Vytvořte seznam Hotovo

Dalším zajímavým přístupem, který je třeba zvážit, je mít hotový seznam. Toto je seznam úkolů, které jste dokončili ze seznamu úkolů. Mnoho lidí považuje za uspokojivé, že pouze vyškrtnou položku ze svého seznamu a budou s ní hotovi, ale v závislosti na tom, co do těchto seznamů uvedete, může být seznam úkolů inspirativní.

Představte si, že jste někdo, kdo do vašich seznamů úkolů vkládá nadprůměrně obtížné úkoly, činnosti, jejichž splnění vyžaduje hodinu nebo dvě. To vás může inspirovat k tomu, abyste udělali více, pokud si po dni práce všimnete, kolik jste toho během dne dosáhli prostřednictvím tohoto seznamu.Reklamní

6. Udělejte svůj seznam snadno vyhledatelným

Od barevného papíru až po zveřejnění na viditelném místě, chcete, aby byl váš seznam na místě, kde ho snadno najdete. Nezapomeňte, že tento seznam nemusíte mít neustále před sebou, protože by to mohlo způsobit zbytečný stres. Ale nastavení na jednu stranu je pěkný nápad - pohled do strany a vy přesně víte, co je třeba udělat.

7. Přidejte k tomu herní prvky

Pokud při vytváření seznamů úkolů nemáte pero a papír, existuje několik aplikací, které vás mohou také vést. Krása seznam aplikací je to, že existuje více prostoru pro kreativitu a někteří vývojáři do nich začleňují hry.

Například Todoist má systém úspěchů, kde jednotlivci získávají odznaky, když splní více úkolů. K dispozici je také Bounty Tasker, díky kterému máte pocit, že vaše úkoly jsou ve videohře vedlejšími úkoly.

8. Dejte si termíny

Práce se rozšiřuje a vyplňuje přidělený čas.

Je to stará filozofie, která stále dokazuje, jak jsme produktivní. Řekněme například, že máte za úkol napsat zprávu a máte na to týden. Pravděpodobně budete na tom vytrvale pracovat celý týden. Nebo pokud jste prokrastinátor, odložíte to na předchozí noc a dokončíte to.

Ale co když jste dostali stejný úkol a na jeho dokončení jste přidělili jen hodinu? Pravděpodobně zprávu dokončíte, ale upřednostníte hlavní, důležité body a zvýrazníte je místo toho, abyste je vyplnili zbytečnými chmýry.

Jde o to, že s vašimi cíli a položkami na seznamu úkolů chcete mít termíny . Pokud jde o seznamy úkolů, navrhuji si dát den na splnění úkolů. To je dostatečný tlak a pobídka, abyste na nich tvrdě pracovali.

9. Přidejte úkoly, když jsou čerstvé

Další strategií je zadávat si úkoly, i když pracujete na něčem jiném. Pamatujte, že to není něco, co musíte udělat právě teď, ale to může pomoci lidem, kteří se snaží přemýšlet o tom, na co se dále zaměřit.

Je to ve stejném duchu, jako když uslyšíte něco zajímavého a zapíšete si to. Je moudré to udělat, protože vám ušetří obtíže, abyste se museli touto myšlenkou zabývat, spíše než se soustředit na daný úkol. Také vám to ušetří, abyste si nemuseli pamatovat, o jaký úkol jde, pokud jste ten typ, který si na konci dne napíše seznam úkolů následujícího dne.

10. Pohodlně upravujte svůj seznam úkolů

V závislosti na vašem celkovém myšlení je další dobrou strategií podívat se na seznam úkolů a provést v něm změny. Pokud procvičujete předchozí strategii, může existovat možnost, že váš seznam úkolů bude zdlouhavý a nastavujete nerealistická očekávání, že to všechno dokončíte.

Tím, že si dáte příležitost revidovat svůj seznam úkolů, umožníte si rozložit své úkoly, spíše než je hromadit. To pomáhá vašemu myšlení, protože vás seznam nepřekvapí.

11. Psát úkoly, ne cíle

Měli byste mít samostatné seznamy svých úkolů a cílů. Myšlenkou je, že na svůj seznam úkolů nebudete vůbec dávat cíle.

I když vám úkoly mohou pomoci dosáhnout vašich cílů, cíle jsou větší touhy a ne něco, čeho můžete v průběhu dne dosáhnout. Například naučit se mluvit francouzsky je cíl; můžete to však rozdělit do úkolu tím, že řeknete 15 minut číst francouzský obsah nebo se díváte na film ve francouzštině.Reklamní

To se vztahuje také na cíle , také. Můžete je vidět jako milníky. Vrátíme-li se k příkladu mluvení francouzsky, cílem může být, probrat s někým ve francouzštině moje oblíbená jídla. Je to požadovaný výsledek, který hledáte ve své praxi.

12. Keep To Do Lists Brief

Stručný zde znamená skenovatelný, takže si můžete rychle prohlédnout seznam a vědět, co je třeba udělat. Jak to udělat, je zaměřit se na klíčová slova konkrétních úkolů a nevytahovat je. Řekněme například, že vaše garáž je nepořádek a chcete ji uklidit. Místo toho, abyste psali zdlouhavou větu, udržujte ji krátkou a na 30 minut napište něco jako čistou garáž. nebo jednoduše vyčistit garáž.

S touto strategií strávíte méně času psaním úkolů při vytváření seznamu úkolů. Kromě toho spoléháte na spouštěcí slova, která vám pomohou vybavit si konkrétní podrobnosti daného úkolu.

13. Máte více seznamů

Jak již bylo zmíněno výše, je dobré mít samostatné seznamy pro různé věci, například mít samostatný seznam pro cíle, úkoly, každodenní úkoly a úkoly. Jiným způsobem, jak se na to můžete podívat, je mít systém, ve kterém konzultujete ze tří seznamů.

Jedná se o tyto seznamy:

Hlavní seznam

To je místo, kde jsou všechny vaše dlouhodobé cíle, například stěhování do nového domu, zbavení se dluhů nebo budování firmy. To jsou věci, jejichž splnění bude trvat rok nebo déle.

Týdenní seznam projektů

To jsou věci, které chcete dosáhnout do konce týdne. To jsou věci, které pomalu posunou jehlu k některým položkám na vašem hlavním seznamu. Z předchozího příkladu by to mohlo být výzkum získání podnikatelské půjčky, hledání domu nebo založení spořicího účtu.

Seznam velmi působivých

A konečně jsou to úkoly, které je dnes třeba splnit. Nezáleží na tom, zda souvisejí s předchozími dvěma seznamy, nebo ne. To je místo, kde jsou umístěny úkoly s vysokou prioritou. Příkladem může být volání konkrétních lidí nebo práce na projektu nebo zpráva, která bude brzy k dispozici.

Když budete mít tyto seznamy k dispozici, budete často odkazovat na týdenní seznam projektů a seznam s velkým dopadem a určujete, zda by měl být týdenní úkol přesunut do tohoto seznamu.

Když to uděláte, začnete si všímat, jak moc váš každodenní život ovlivňuje ty cíle, které jsou zapsány na tomto hlavním seznamu. To může být inspirativní, protože to, co děláte, vás aktivně přibližuje k vašim cílům.Reklamní

14. Nezvyšujte obtížnost, dokud nejste připraveni

Některé ze zmíněných strategií se na první pohled mohou zdát snadné, ale vyžadují hodně duševní síly. Motivace je neobvyklá věc a naše mozky jsou zapojeny, aby zpracovávaly určitým způsobem. Pokud hledáte skutečnou změnu a něco, co se drží, nejlepším principem je, aby to bylo na první pohled jednoduché a snadné.

Může to být brzda, ale často si neuvědomujete, jak mohou tyto dětské kroky hrát zásadní roli ve vás, když můžete začít běhat a pronásledovat své sny. Nestyďte se, pokud musíte začít s jednoduchými úkoly pro sebe. Dobrým způsobem, jak začít, je dokonce i návrat ke každodenním úkolům, které stejně děláte, jako je sprchování, praní nebo nakupování jídla.

Při prvním uvedení těchto položek do seznamu máte pocit, že jste zažili produktivní den. Odtamtud se můžete postavit náročnějším úkolům. Začleňte cvičební rutinu nebo strávte půl hodiny úkolem, který pro vás něco znamená.

Myšlenkou je uklidnit se do rutiny, abyste se necítili ohromeni.

15. Změřte svůj čas

Poslední strategií, která vám může pomoci, je změřit si čas. Jak dlouho trvá dokončení konkrétního úkolu? Nemusíte hledat konkrétní podrobnosti, ale udělejte si místo načasování v průběhu týdne a získejte průměrný čas strávený tímto úkolem.

Proč je toto důležité? Tyto informace lze rozdělit dvěma způsoby.

Prvním způsobem je použít jej jako značku pro zvýšení efektivity. V závislosti na úkolu můžete najít nové způsoby, jak dosáhnout stejných výsledků za kratší dobu.

Také vám umožní vědět, co můžete v daný den dělat. Pokud víte, že absolvování celé ranní rutiny vám trvá asi hodinu, budete si více vědomi toho, jak se touto rutinou pohybujete.

Kromě toho, pokud víte, jaké úkoly budete příští den dělat, můžete lépe spravovat svůj čas, protože zhruba víte, kolik času zabere vše.

Závěrečné myšlenky

Vytvoření efektivního seznamu úkolů není tak snadné, jak se zdá. Existuje řada jedinečných strategií, které můžete vyzkoušet, některé jsou náročnější než jiné. Pokud však máte motivaci používat tento nástroj produktivity k usnadnění vašeho života, bude to snazší. Vše, co musíte udělat, je neustále vyvíjet úsilí a experimentovat a v případě potřeby přehodnotit. Začněte tedy se seznamy úkolů ještě dnes.

Další tipy, jak používat efektivní seznam úkolů

• Jak vytvořit seznam úkolů a ve skutečnosti dělat věci
• Děláte tuto hlavní chybu denního seznamu úkolů?

Doporučený fotografický kredit: Emma Matthews Produkce digitálního obsahu prostřednictvím unsplash.com

Odkaz